PROCESS MINING GEEFT OVERZICHT
Fase 2 - Process analyse
Neemt hoofdzaken maar ook storende bijzaken onder de loep
Een procesanalist vergelijkt het theoretische procesverloop en het feitelijke procesverloop. Het theoretische verloop kan op papier staan, zit in het hoofd van de medewerkers op de werkvloer of staat beschreven in algemeen aanvaarde best practices. De FOXHOG analist spoort met mining tools de verschillen op en produceert een lijst van hypothesen over de oorzaak van de gevonden afwijkingen. Samen met de belanghebbenden worden de hypothesen aan de praktijk getoets, o.a. door afwijkende gevallen van het proces te onderzoeken in de informatiesystemen en op de werkvloer. Nadat de hypothesen aan de werkelijkheid zijn getoetst, ontstaat een geprioriteerde lijst van verbeteropties.
Afhankelijk van de onderzoeksvraag of het probleem zal een process miner de volgende soorten analyses toepassen op de getransformeerde dataset.
Frequentie
De frequentie process map is het eerste beeld dat wordt onderzocht. De tint van een activiteit geeft de relatieve frequentie van een activiteit aan. In de process map springt hier éen donkergekleurde activiteit meteen in het oog. Ook de lichtgekleurde minder frequente activiteiten springen er uit. De dikte van de verbindende pijlen is een indicator hoe vaak orders deze route gekozen hebben. Als activiteiten pijlen naar elkaar hebben, kan het een aanwijzing zijn van herstelwerk. Pijlen die van beneden naar boven wijzen geven mogelijk afwijkingen in de werkvolgorde aan. Overbodige of terugkerende activiteiten zijn een sterke aanwijzing van verspilling van resources en dus van onnodige kosten.
Prestatie
Er zijn twee mogelijkheden om prestaties te analyseren, op basis van een statische of een dynamische process map. De statistische geeft inzicht in prestatiegegevens per activiteit en per pijl. De pijl bevat informatie over de wachttijd tussen twee activiteiten. Zo kun je zien wat de totale bewerkingstijd of totale wachttijd per stap is. Voor elke stap is ook de mediaan, gemiddelde, maximale en minimale bewerkings- en wachttijd weergegeven.
De individuele processen in de dataset kunnen worden teruggespeeld op het 'ontdekte' model in de geanimeerde process map. Kenners van het proces kunnen het historisch verloop van de processen in 'real time' visueel beoordelen. Bottlenecks en overbelasting zijn goed in de tijd waarneembaar. Start de animatie op Vimeo door op het plaatje te klikken.
Conformiteit
Bij compliance analyse vergelijkt de analist het gewenste en het werkelijke procesverloop. Onderzocht wordt in hoeverre het proces voldoet aan proces- en auditvoorschriften (4-ogenprincipe). Hier kan de analist bepalen welke verplichte controlestappen worden overgeslagen, of welke drempelwaarden van KPI's niet gehaald of juist overschreden worden.
Dashboards
Tools als Disco en PROM presenteren statistische proceskenmerken tot in het kleinste detail via verschillende dashboards. Het algemene dasboard toont de kenmerken van de dataset: het aantal gebeurtenissen, het aantal procesgevallen, gemiddelde en middelste doorlooptijden en de periode die de dataset omvat. Uit acht grafieken kan gekozen worden. In de figuur hiernaast is aantal actieve procesgevallen over de looptijd van de dataset gekozen. Klik voor details op de figuur. Aan de linkerkant staan de grafiekopties. Onder de grafiek zijn statistieken op niveau per procesgeval weergegeven.
Patronen
Het maken van selecties op procesattributen is een krachtig middel om te onderzoeken waardoor een proces een afwijkend verloop heeft. Zo kunnen in een selectie op een type order en mate van overschrijding productietijd – “orders van het type A meer dan 20% over tijd en geleverd” – deze procestrajecten geïsoleerd onderzocht worden. Bij deze selectie van procestrajecten kunnen patronen zichtbaar worden. Bijvoorbeeld dat een stap te lang duurt of te vaak herhaald wordt. Met dat inzicht kan de organisatie de onderliggende oorzaak identificeren en wegnemen. Rechts is een set van deze slecht presterende orders in jun-aug 2014 weergegeven. Klik voor details op de figuur. De oorzaak bleek onderhoudsachterstand te zijn op een machine. Aanschaf van beter onderhoudsgereedschap en een hands-on training hebben ervoor gezorgd dat de doorlooptijden verder gedaald zijn dan in de periode voordat de problemen begonnen.
